Publié le 13 janvier 2023
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L’arrivée est assez impressionnante. Situé en bordure de Lille, B’twin village est à la fois un gigantesque magasin dédié aux vélos , ainsi qu’aux sports urbains, mais c’est également un lieu dédié à la pratique et à la découverte de ces activités, et c’est enfin un espace de travail ou se regroupent diverses équipes et entités de Décathlon dont l’équipe DECATHLON PERSPECTIVES qui était à l’origine du contact. J’y retrouve Axelle Kiers, qui s’est plus particulièrement occupée de l’organisation de cette journée.
Une équipe dédiée à l’éclairage des futurs possibles.
Cette équipe est le département Prospectif de Décathlon. L’entité s’est constituée en 2015, suite à une réflexion interne sur les façons de faire vivre l’innovation de manière ouverte pour l’ensemble des salariés du groupe Décathlon. Cette équipe alimente et anime le travail de réflexion collective sur les enjeux futurs de Décathlon. Elle produit un travail de veille prospective qu’elle diffuse en interne.
Elle anime également des ateliers de réflexion collective en collaboration avec les entités en charge de la conception des produits. Elle a notamment contribué, à travers l’élaboration du processus à un vaste travail de vision collective : Décathlon, vision 2030. Elle s’intéresse donc assez naturellement aux différents outils susceptibles d’amener les collaborateurs Décathlon à réfléchir et travailler collectivement sur des sujets prospectifs. C’est d’ailleurs ce qui avait attiré leur attention par rapport au dispositif Avenir 20XX.
Lors de mes échanges avec Axelle pour préparer cet atelier, une de ses premières questions a été celle du nombre de participants. La réussite de n’importe quel atelier de co-création passe assez souvent par le bon dimensionnement du nombre de participants. Pour l’atelier découverte d’Avenir 20XX, dont l’objectif est vraiment de permettre à la fois un premier contact avec le jeu et ses différents contenus, mais également de découvrir les bases de approche prospective, on démarre l’atelier en projetant directement les participants dans le futur. Dans la mesure où le jeu propose actuellement 3 futurs distincts prêts à l’emploi. On peut partir sur la constitution de 3 équipes chacune en charge d’un futur spécifique. D’une manière générale, il me semble préférable dans le cadre de ces ateliers découverte de pouvoir faire travailler des groupes sur des futurs différents. Cela permet d’illustrer la notion de futurs Possibles et ouvre la discussion et les échanges entre les participants.
Le nombre idéal de participants pour chacune de ces équipes tourne entre 6 et 8 personnes, ce qui permet des échanges variés au sein de chaque sous-groupe. Cela nous amène à un total de participants potentiels situé entre 18 et 24 personnes pour être dans les conditions idéales.
C’est donc armée de ces indications, qu’ Axelle Kiers s’est chargée d’organiser la journée et d’inviter les participants. Elle a ainsi pu réunir un premier noyau Décathlon de 10 personnes, sur lequel sont venus se greffer d’autres personnes intéressées à découvrir le jeu : Isabelle Lambert, qui travaille chez LEONARD, le labo prospectif de VINCI, Tony Colosio qui fait de l’analyse prospective chez EDF Pulse, Laetitia Pfeiffer et Pierre Cloarec qui travaillent tous les deux chez ONE POINT et enfin j’étais accompagné par mon collègue Thierry Bardy, qui si il avait contribué à la version initiale du jeu, n’en avait pas suivi les dernières évolutions.
Au total, j’avais donc un groupe de 15 personnes avec des origines professionnelles variées et des champs de compétences divers apportant de la richesse aux échanges entre les participants.
La première partie de l’atelier découverte est consacrée à un temps de projection dans des futurs spécifiques, ainsi qu’à la découverte des principales cartes de contenu du jeu. On utilise des magazines fictifs datés de 2035 pour permettre aux participants de se projeter dans ces différents futurs et de s’interroger à leur propos. Les magazines en questions sont le résultat d’un travail de vision que nous avions fait en interne chez Orange afin de tester le concept Avenir 20XX et sa première version.
La seconde partie de l’atelier découverte est plutôt consacrée à jouer avec ces futurs par le biais d’un travail d’imagination et d’écriture. Pour ce faire, on scinde alors les équipes initiales en deux sous-équipes en demandant à chaque sous-équipe d’imaginer et de rédiger les grandes lignes d’un futur intermédiaire : un évènement, une histoire, qui se passerait entre aujourd’hui et l’horizon projeté des futurs proposés ( en l’occurence 2035 ). Mais chaque sous-équipe n’a pas exactement la même consigne. Pour l’une, il s’agit d’imaginer un point d’étape, l’histoire intermédiaire, qui conduirait assez naturellement à la situation décrite par l’article fictif daté de 2035. En revanche, on demande à la seconde équipe d’imaginer une contre-histoire, l’évènement qui pourrait faire bifurquer radicalement la situation et faire en sorte que l’histoire racontée dans l’article fictif devienne complètement improbable.
Ces indications sont importantes à prendre en compte pour la volumétrie des participants. C’est pourquoi, il est bien d’avoir en début d’atelier des équipes suffisamment nombreuses pour pouvoir les scinder en 2 sous-équipes qui se tiennent. Si vous avez 6 personnes au départ, vous aurez 2 sous-équipes de 3, ce qui est le minimum pour avoir un travail collectif. Avec 8 personnes, vous aurez 2 fois 4 personnes, ce qui me semble le nombre idéal pour garantir à la fois des échanges riches sans tomber dans la perte de fluidité.
En l’occurrence avec 15 participants, j’ai fait le choix d’explorer 2 futurs sur les 3 possibles que vous trouvez actuellement en téléchargement sur le site. Bien évidemment, il est possible d’utiliser d’autres éléments pour permettre cette projection. La décision de mettre ce jeu en licence libre a notamment été guidée par l’idée de pouvoir enrichir les contenus potentiels et notamment produire d’autres artefacts de futurs possibles.
Avec mes 15 participants, j’ai donc pu faire 2 équipes initiales chacune travaillant sur un futur spécifique. L’attribution de ces futurs s’est faite par le biais d’un tirage aux dés. J’avais ensuite une équipe de 8 qui a pu se diviser en 2 sous-équipes de 4 pour la seconde partie de l’atelier et une équipe de 7, qui elle a donnée naissance à un sous-groupe de 4 personnes d’un côté et de 3 de l’autre côté.
L’organisation de l’atelier et par exemple, le choix du nombre de futurs sur lesquels on va travailler sont donc dépendant du nombre de participants dont on dispose au départ. Cela a également des impacts sur le lieu et l’organisation matérielle de l’atelier. Il faut suffisamment de place et idéalement du mobilier modulaire pour suivre l’évolution des groupes tout au long de l’atelier, ce qui n’est pas toujours facile à trouver dans nos espaces de travail.
Ces 3 photos illustrent l’évolution progressive de l’organisation de l’espace.
La seconde question qui revient souvent est celle du temps nécessaire à l’organisation d’un atelier. La réponse est simple, cela dépend vraiment de la nature de l’atelier et de l’objectif visé. A notre époque pressée, il est souvent bien difficile d’arriver à mobiliser le temps d’autres personnes et consacrer plus de deux heures de temps pour réfléchir et travailler collectivement sur le futur semble souvent mission impossible.
Pourtant un travail prospectif sérieux demande en général de pouvoir consacrer un temps conséquent à ce travail, notamment si on s’assigne l’objectif de produire un travail complet de vision prospective sur un sujet ou un domaine spécifique. Une des idées directrices, qui ont conduit à l’élaboration de cette boite à outil a justement été d’essayer de gagner du temps en fournissant un premier niveau de toile de fond avec un jeu assez complet de variables sur lequel on peut déjà s’appuyer,même s’il apparaît nécessaire de compléter et d’enrichir de travail.
Dans le cadre de l’atelier découverte, comme il s’agit d’un premier contact et dans la mesure où l’objectif n’est pas de produire un livrable complet et consistent, l’atelier peut être plus court, pour autant 3-h-30 à 4-h-00 me semble être le minimum si on ne veut pas trop donner aux participants l’impression de participer à une course contre la montre. En l’occurrence, Nous avions programmé 4 heures pour cet atelier chez Décathlon. Nous avons tenu cet horaire et les 4 sous-groupes ont pu produire et présenter l’ébauche de leur futur intermédiaire au reste des participants.
En revanche, lors du débriefing rapide d’après séance, plusieurs participants se sont manifestés pour faire remarquer qu’on n’avait pas vraiment eu le temps d’approfondir et d’échanger sur les cartes ( lignes de fracture et leviers de transformation ), ainsi que les futurs auxquels ils avaient été confrontés.
C’est pourquoi, et si vous en avez la possibilité, je pense qu’on peut aussi organiser ce atelier avec profit sur une petite journée. De cette façon, vous pourrez consacrer plus de temps et d’importance aux échanges entre les participants, consacrer plus de temps à l’appropriation des points importants et augmenter le niveau d’attente par rapport aux livrables de l’atelier ( histoires et contre-histoires).
Il est important de noter que les temps de restitution des équipes envers les participants augmentent directement en fonction du nombre d’équipes et de sous-équipes. Si j’avais eu 3 équipes initiales et 6 sous-équipes au final, les 4 heures auraient été impossibles à tenir pour caler l’ensemble de la séquence.
Voilà j’espère que ces différentes remarques et conseils pourront vous aider à organiser à votre tour des ateliers de découverte.
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